書類整理に基本について考えてみます
書類整理には一定のルールがあります。
まず書類整理の第一歩は、いらない書類は捨てることです。
捨てられない理由としては、「いつか必要になるから」「捨てても良いとされる基準がない」「分けるのが面倒」などがあります。
しかし、書類を捨てない場合のデメリットは、収納スペースにコストがかかる。必要書類をすぐに探せない。などがあります。
そこで、書類整理において捨てるべき書類は何かを考えてみます。
まず最初に捨てるべき書類は、同じ内容の書類です。
そして、保存期間を経過した書類です。
それから、一年間、棚の肥やしになった書類です。書類は作成後、半年を過ぎると利用率は１０％になり、一年後では１％にすぎないというデーターがあります。
これらの書類は、捨てる書類として候補になります。・
また、書類整理の基本として法律で定められた保存期間などを考慮して保存期間を決める事も必要です。
そして、それぞれにタイトルを付けるなどです。タイトルは、具体的に誰でも一目でわかる事が重要です。
また、使ったら必ず元に戻すというルールも必要です。
最後に、用紙やファイルなどのサイズを統一することにより保管をしやすく探す事が楽になります。
そこで、基本サイズはA４です。
書類整理のためのファイルについて
最近は、カラフルな色のファイルが多くあります。
ここで注意をしておく事は、種類によってファイルの色を変えないという事です。書類の種類によってファイルの色を変えるのではなくカラーシールで書類を分ける方が良いです。カラーシールも必要最小限の色で分けます。それは、色が多すぎると混乱するからです。
書類整理の分類方法
１ 相手先によって分類する方法
２ テーマによって分類する方法
３ 標題によって分類する方法
４ 形式によって分類する方法
５ 一つの案件によって分類する方法
６ 時系列によって分類する方法
書類整理の為のファイルのタイトルの決め方
ファイルのタイトルは、具体的で短い事がベストです。他のファイルと紛らわしい言葉は使わない方が良いです。
書類整理とファイルの定期点検
ファイルの定期点検をする事によって必要な書類かどうかを確認ができ不要な書類を処分できます。それによりファイルがスリム化して検索が早くなります。
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